Instrução Normativa nº 01/2010-1/SCL

“DISPÕE SOBRE NORMAS INTERNAS PARA O SISTEMA DE COMPRAS, LICITAÇÕES E CONTRATOS DO PODER LEGISLATIVO MUNICIPAL DE CASTANHEIRA.”

A Unidade Central do Sistema de Controle Interno, através do seu Controlador Legislativo, Sr.° Dercinei Fernandes da Silva, no uso das atribuições conferidas pela Lei Municipal n.º 581/2007, pela Instrução Normativa n.° 001/2008-1/SCI e demais legislações vigentes.

R E S O L V E

Art. 1.° – Sem prejuízo das atribuições estabelecidas na legislação vigente, a Unidade Central de Controle Interno – UCCI recomenda ao departamento centralizador de compras de materiais e serviços da Câmara Municipal de Castanheira, a adoção dos procedimentos constantes desta “Instrução Normativa” na prática de suas atividades:

Item 1 – FINALIDADE

Art. 2.° – Definir padrões, responsabilidades, rotinas e procedimentos de controle a serem observados na geração de gastos através de compras e contratações de serviços, com ou sem processo licitatório, executados através do Sistema de Compras, Licitações e Contratos – SCL da Câmara Municipal de Castanheira, objetivando o cumprimento das normas previstas, conforme os parâmetros seguintes:

a) Normatizar os procedimentos de compras para todos os tipos de materiais e/ou prestação de serviços;

b) Assegurar o bom uso das informações e dos gastos públicos;

c) Assegurar o controle de recebimento dos materiais no que se refere à quantidade e à qualidade;

d) Assegurar a fiscalização no recebimento de serviços prestados;

e) Garantir a otimização do custo dos materiais e/ou serviços utilizados pela Câmara Municipal;

f) Obedecer, no que diz respeito às licitações e contratos, assim como o cumprimento das Leis n.º666/93 e n.° 8.883/94;

Item 2 – ABRANGÊNCIA

Art. 3.° – A presente instrução normativa abrange o setor responsável pelos procedimentos de compras de materiais e contratação de serviços para a Câmara Municipal de Castanheira, o setor responsável pela realização de processos licitatórios, pela celebração e manutenção de contratos, pelo patrimônio legislativo e pelo setor contábil, em todas as suas subestruturas organizacionais e administrativas, quer como executora de tarefas, fornecedora ou recebedora de informações nos mecanismos físicos e informatizados.

Item 3 – CONCEITOS

Art. 4.° – Para o fiel cumprimento das regras fixadas nesta instrução normativa, aplica-se os seguintes conceitos:

a) Sistema de Compras, Licitações e Contratos – SCL: Conjunto de atividades desenvolvidas pela unidade da organização para a obtenção de bens ou contratação de serviços, abrangendo desde a requisição até a contabilização do pagamento das despesas. Tem como órgão central o Setor de Compras, Licitações e Contratos e como órgãos setoriais todas as unidade da estrutura organizacional, quando no exercício de qualquer atividade abrangida pelo SCL.

b) Órgão Central do Sistema: Unidade da estrutura organizacional (Setor de Compras, Licitações e Contratos) ao qual compete, de acordo com as suas atribuições institucionais, responder pela maior parte das rotinas e procedimentos de controle relativos às compras e contratações de serviços, e, orientar os órgãos setoriais para o correto exercício dessas atividades.

c) Unidade Executora: Setor ou departamento responsável pela execução dos procedimentos e/ou rotinas de trabalho estabelecidas.

d) Sistema Administrativo: Conjunto de atividades afins, relacionadas a funções finalísticas ou de apoio, distribuídas em diversas unidades da organização e executadas sob a orientação técnica do respectivo órgão central, com o objetivo de atingir algum resultado.

e) Processo Administrativo: Pasta contendo todos os documentos gerados no decorrer da rotina, desde a requisição até a emissão da autorização de fornecimento ou da ordem de serviço, com registro das etapas percorridas e manifestações, com identificação das datas e dos responsáveis em cada etapa, para arquivamento no Setor de Compras, Licitações e Contratos.

f) Fluxograma: É um tipo de diagrama, e pode ser entendido como uma representação esquemática de um processo, muitas vezes feito através de gráficos que ilustram de forma descomplicada a transição de informações entre os elementos que o compõem. Podemos entendê-lo, na prática, como a documentação dos passos necessários para a execução de um procedimento ou rotinas de trabalho.

g) Pontos de Controle: Aspecto relevante no sistema administrativo, integrante das rotinas de trabalho ou na forma de indicadores, sobre os quais, em função da sua importância, grau de risco ou efeitos posteriores, deva haver procedimento de controle específico em qualquer ponto, etapa ou procedimento no qual se aplicam medidas de controle (preventivas) para manter um significativo controle, com objetivo de eliminar, prevenir ou reduzir risco e/ou infrações.

h) Auditoria: É um exame cuidadoso, sistemático e independente das atividades desenvolvidas em determinado órgão ou setor, cujo objetivo é averiguar se elas estão de acordo com as disposições planejadas e/ou estabelecidas previamente, se foram implementadas com eficácia e se estão em conformidade à consecução dos objetivos.

i) Membros Dirigentes: Pessoas ou servidores da administração pública os quais foram previamente designados, impostos ou eleitos para executar tarefas, desenvolver projetos e responder solidariamente por suas ações junto à administração da qual faz parte.

j) Interfaces: É um conjunto de meios planejadamente dispostos, sejam eles físicos, lógicos ou eletrônicos, com vista a fazer a adaptação entre dois sistemas para se obter um certo fim, cujo resultado possui partes comuns aos dois sistemas, ou seja, o objeto final possui características dos dois sistemas.

k) Página na Internet: Site, sítio, saite, website, websítio, sítio na Internet, sítio web, sítio na web, sítio eletrônico, é um conjunto de páginas eletrônicas armazenadas na rede mundial de computadores, isto é, de hipertextos acessíveis geralmente pelo protocolo HTTP na Internet. O conjunto de todos os sites públicos existentes compõe a “World Wide Web”. As páginas num site são organizadas a partir de um URL (endereço) básico, ou sítio, onde fica a página principal e geralmente residem no mesmo diretório de um servidor. As páginas são organizadas dentro do site numa hierarquia observável no URL, embora as hiperligações entre elas controlem o modo como o leitor se apercebe da estrutura global, modo esse que pode ter pouco a ver com a estrutura hierárquica dos arquivos do site. A palavra “site” em inglês tem exatamente o mesmo significado de “sítio” em português, e, primariamente, designa qualquer lugar ou local delimitado, aplicando-se desta forma o termo de sítio virtual, que é um conjunto de páginas virtualmente localizado em algum ponto da Internet.

l) Senha Eletrônica: Palavra ou código individual, secreto e intransferível, escolhido pelo usuário para confirmar a sua identificação em um ambiente computadorizado e/ou eletrônico. Na execução de um procedimento de controle, a senha eletrônica libera (de forma virtual) para a próxima etapa, com recursos da tecnologia da informação, as transações realizadas até então, dentro de uma rotina de trabalho.

Item 4 – BASE LEGAL E REGULAMENTAR

Art. 5.° – Esta instrução normativa integra o conjunto de ações, de responsabilidade do chefe do Poder Legislativo do município de Castanheira, Estado de Mato Grosso, no sentido da implementação do Sistema de Controle Interno na Câmara Municipal de Castanheira, sobre o qual dispõem as seguintes normas:

a) 31 da Constituição Federal;

b) Lei Complementar n.° 101/2000;

c) Lei Federal n.° 4.320/64;

d) Lei Federal n.° 8.666/93;

e) Lei Federal n.° 8.883/94;

f) Lei Federal n.° 10.520/02;

g) Decreto Federal n.° 5.450/05;

h) Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso;

i) Lei Municipal n.° 581/2007;

j) Instrução Normativa n.° 001/2008-1/SCI;

k) Decreto Legislativo n.° 003/2007;

l) Portaria n.° 012/2010.

Item 5 – RESPONSABILIDADES

Art. 6.° – Fica atribuída à Unidade de Controle Interno e, consequentemente, à unidade executora, assim como seus membros dirigentes e servidores designados, as seguintes responsabilidades:

Subitem 5.1 – Da Unidade de Controle Interno

a) Promover discussões técnicas com a unidade executora do Sistema de Compras, Licitações e Contratos, para definir as rotinas de trabalho e identificar os pontos de controle e respectivos procedimento de controle, objetos da presente instrução normativa;

b) Prestar apoio técnico no entendimento a na aplicação desta instrução e em suas eventuais alterações ou atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;

c) Através da atividade de auditoria, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes ao sistema administrativo, propondo alterações ou correções na presente instrução normativa, para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas instruções;

d) Publicar na imprensa oficial, nos mecanismos de comunicação e de acesso livre à população, esta instrução normativa, bem como seus anexos, documentos regulamentares e eventuais alterações ou atualizações;

e) Fazer tomar conhecimento, desta instrução, dos seus atos regulamentares, e de suas posteriores modificações, ao setor responsável por seu cumprimento;

f) Manter atualizada, divulgar, implementar, orientar e supervisionar a aplicação desta instrução normativa;

g) Manter esta instrução ou posteriores alterações, à disposição de todos os servidores da unidade executora e da Câmara Municipal, zelando sempre pelo seu fiel cumprimento;

h) Incluir esta instrução normativa no “Manual de Rotinas e Procedimentos de Controle”, e mantê-lo sempre atualizado com a versão vigente desta, tanto em meio documental como em sistemas de informática;

Subitem 5.2 – Da Unidade Executora

a) Atender às solicitações da Unidade de Controle Interno, quanto ao fornecimento de informações e à participação na fase de elaboração, correção ou atualização desta instrução normativa;

b) Identificar e analisar os formulários e/ou outros documentos utilizados para o registro das operações e as “interfaces” entre os procedimentos manuais e os sistemas de informática;

c) Tomar ciência e cumprir com as ações fixadas no fluxograma para a realização das tarefas e rotinas de trabalho, respeitando o nível hierárquico, a destinação, a ordem, a avaliação, o prazo ou quaisquer outros elementos inclusos neste, por mais exclusivo, inédito ou eventual que seja;

d) Alertar a Unidade de Controle Interno, sobre as alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho ou no desenvolvimento das ações, objetivando sua otimização; tendo em vista o aprimoramento dos procedimentos de controle, a eficiência operacional, a qualidade, a economicidade, o acesso e a transparência das informações;

e) Cumprir fielmente as determinações desta instrução normativa, em especial quanto às ações de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos ou informações;

f) Manter esta instrução normativa à disposição de todos os servidores da administração, velando pelo fiel cumprimento da mesma.

Item 6 – PROCEDIMENTOS

Art. 7.° – Para a realização dos procedimentos de compra e/ou serviços, a unidade executora deverá obedecer os seguintes critérios:

Subitem 6.1 – Na unidade requisitante

Subitem 6.1.1 – Da Solicitação de Compras, Serviços ou Obras

Art. 8.° – Diante das necessidades, os diversos setores da estrutura organizacional da Câmara Municipal de Castanheira, emitirão a requisição correspondente à operação, em formulário próprio e padronizado, com estimativa do valor a ser gasto e respectiva justificativa, encaminhando-a ao Setor de Compras, Licitações e Contratos por intermédio da unidade imediatamente superior.

Art. 9.° – O Setor de Compras, Licitações e Contratos analisará a requisição, e providenciará sua aprovação, verificando a existência de dotação orçamentária e a previsão de recursos financeiros no cronograma de execução mensal de desembolso que lhe foi destinado.

Art. 10.° – As requisições serão instruídas, ainda, com os seguintes elementos:

a) Para compras de materiais:

§ 1.° – Quando os materiais forem de uso constante, as requisições deverão indicar a estimativa de consumo mensal e anual;

§ 2.° – Os materiais solicitados (de consumo ou permanentes) serão descritos com as especificações técnicas e de padrão de qualidade possíveis, vedada a citação de marcas ou outros elementos que direcionem a compra para determinado produto ou fornecedor;

§ 3.° – Quando solicitada a compra de veículo, máquina ou equipamento, serão especificadas e justificadas criteriosamente as características técnicas do tipo de bem pretendido, levando em consideração os fins a que se destina;

§ 4.° – As requisições devem identificar o “Programa” e o “Projeto Atividade” a que se destinam os materiais ou bens a adquirir.

b) Para contratação de serviços:

§ 1.° – As requisições devem conter descrição suficiente dos serviços a contratar e a indicação da sua finalidade, identificando:

I – Se o objeto é certo e determinado, a ser pago em quantitativos fixos ou estimados;

II – Se a sua execução caracteriza-se como sendo “de forma contínua” (Lei Federal n.° 8.666/93, Art. 57);

III – A forma da remuneração contratual recomendável para a espécie de atividade pretendida.

§ 2.° – Anexar o Projeto Básico e o Orçamento detalhado em planilha de custos, conforme admitir a espécie de serviços, observado o disposto nos artigos 6.°, inciso IX, e 7.°, § 2.°, da Lei Federal n.° 8.666/93;

§ 3.° – Informar se os serviços atenderão à manutenção de atividade rotineira do setor requisitante, ou algum programa ou projeto determinado.

c) Para realização de obras:

§ 1.° – Anexar o Projeto Básico e, sendo o caso, o Projeto Executivo, com todos os seus elementos exigíveis, nos termos dos artigos 6.°, incisos IX e X, e 7.°, § 2.°, da Lei Federal n.° 8.666/93;

§ 2.° – Indicar o prazo máximo estimado para a execução das obras;

§ 3.° – Anexar memorial descritivo da obra.

d) Elementos obrigatórios na requisição:

§ 1.° – Indicação de que o gasto requisitado integra programa e ação constantes do Plano Plurianual – PPA, a cargo da Unidade Administrativa, com as informações necessárias;

§ 2.° – Demonstração de que a despesa a contratar diz respeito ao cumprimento de meta prevista na Lei de Diretrizes Orçamentárias – LDO;

§ 3.° – Identificação da dotação orçamentária, cujo saldo deverá ser suficiente para empenhar a despesa a ser paga no mesmo exercício financeiro;

§ 4.° – Demonstração da conformidade do gasto pretendido com o cronograma de desembolso financeiro correspondente ao Setor.

Art. 11.° – Se a compra ou a contratação de serviço ou obra estiver relacionada à criação, expansão ou aperfeiçoamento de ação governamental que acarrete aumento da despesa e se o seu valor não for considerado irrelevante, conforme definido na LDO, para os fins do disposto no Art. 16.° da Lei de Responsabilidade Fiscal, cabe ao setor requisitante, com o apoio da Secretaria Administrativa da Câmara Municipal de Castanheira, providenciar:

a) Estimativa do impacto orçamentário-financeiro no exercício em que deva entrar em vigor e nos dois subsequentes;

b) Declaração do ordenador da despes de que o aumento tem adequação orçamentária e financeira com a Lei Orçamentária Anual – LOA, e compatibilidade com as ações constantes dos programas do PPA e com as prioridades e metas definidas na LDO.

c) Casos de dispensa ou inexigibilidade de licitação:

Art. 12.° – Nos casos em que a compra ou a contratação de serviços ou obras for passível de ocorrer com dispensa ou inexigibilidade de licitação, cabe ao setor requisitante, de maneira fundamentada, justificar as razões técnicas e administrativas por que entende dispensável ou inexigível a licitação para a despesa/objeto de requisição, atendendo aos requisitos estabelecidos no Art. 26.° da Lei Federal n.° 8.666/93.

Art. 13.° – Neste caso, o setor requisitante, de maneira fundamentada, justificará as razões técnicas e administrativas por que entende dispensável ou inexigível a licitação para a despesa/objeto de requisição, providenciando a formação do respectivo Processo Administrativo, que deverá ser encaminhado ao Setor de Compras, Licitações e Contratos.

Subitem 6.1.2 – Da Execução da Despesa

Art. 14.° – Recebida do Setor de Compras, Licitações e Contratos a “Nota de Empenho” e a “Autorização de Fornecimento” ou a “Ordem de Serviço”, deverá encaminhar a primeiro via ao fornecedor e arquivar a segunda via para controle.

Parágrafo Único: Nas operações em que é requerida a formalização de contrato, deverá ser anexada uma via deste devidamente assinada pelas partes e posteriormente designar um servidor efetivo para gerenciar o contrato.

Art. 15.° – Nos casos de fornecimento de bens ou produtos, quando do recebimento, deverá confrontar com as especificações dos documentos constantes do processo administrativo, respondendo pela sua destinação e certificando a regularidade e a conformidade do fornecimento no verso da Nota Fiscal, que será encaminhada à Secretaria Administrativa da Câmara Municipal para pagamento e contabilização.

Art. 16.° – Nos casos de obras ou serviços, deverá ser fiscalizada a execução, juntando as medições, cópias de relatórios resumidos, atestados de conclusão e outros documentos comprobatórios à Nota Fiscal, quando do encaminhamento para a Secretaria Administrativa da Câmara Municipal.

Art. 17.° – Devem, ainda, ser observados os seguintes procedimentos:

§ 1.° – O servidor público efetivo, ou a Comissão (Art. 15.°, § 8.° da Lei Federal n.° 8.666/93), designado para receber o objeto contratual fiscalizará a execução contratual, nos termos do Art. 67.° da Lei Federal n.° 8.666/93.

§ 2.° – Se ficar comprovado que houve a prestação contratual de acordo com a Autorização de Fornecimento ou Ordem de Serviço, o servidor certificará, no verso da nota fiscal ou fatura, que os materiais foram fornecidos ou os serviços foram prestados, ou ainda, se as obras foram executadas de maneira regular, encaminhando, a seguir, a referida documentação para a Secretaria Administrativa da Câmara Municipal.

§ 3.° – Quando aplicável, anexar medições, relatórios, laudos de inspeção, atestados e outros documentos necessários a comprovar a efetiva liquidação da despesa. Observar, ainda, as exigências do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, quanto à comprovação das despesas, constantes da Resolução do TCE n.° 016/1994.

§ 4.° – Se o contrato não tiver sido executado adequadamente, o fiscal ou a comissão, não receberá o objeto contratual, providenciando “Termo de Notificação” para que a contratada regularize o cumprimento da sua obrigação.

§ 5.° – A área requisitante encaminhará a nota fiscal ou fatura e os demais comprovantes, juntamente com informação do número da respectiva nota de empenho, para a Secretaria Administrativa da Câmara Municipal, com vistas ao pagamento e contabilização da despesa.

Subitem 6.2 – No Setor de Compras, Licitações e Contratos e na Secretaria Administrativa

Art. 18.° – A requisição deverá ser apresentada ao Setor de Compras, Licitações e Contratos, que a analisará, verificando se contém as informações exigidas relativas à definição do objeto pretendido, e se está acompanhada dos documentos que se fazem necessários. Após:

§ 1.° – Se a requisição estiver incompleta, deverá ser devolvida ao órgão ou setor interessado, com os esclarecimentos precisos, para a devida complementação instrutiva.

§ 2.° – Estando apropriada a requisição, deverá ser encaminhada à Secretaria Administrativa da Câmara Municipal para as providências de sua competência.

Art. 19.° – Retornada a requisição da Secretaria Administrativa, caberá ao Setor de Compras, Licitações e Contratos definir a forma em que será processada a compra ou a contratação do serviço, a qual, conforme o caso, poderá ser de forma direta ou através de:

a) Sistema de registro de preços;

b) Sistema de credenciamento de prestadores de serviços ou fornecedores;

c) Licitação convencional;

d) Licitação através de pregão ou pregão eletrônico;

e) Dispensa de licitação; ou,

f) Inexigibilidade de licitação.

Parágrafo Único – As compras e contratações de serviços poderão ocorrer de modo individualizado ou, sendo o caso, em conjunto com outras requisições que, pela sua natureza, admitam ser agrupadas, tais como:

a) Gêneros alimentícios e correlatos;

b) Produtos de higiene e limpeza;

c) Combustíveis para veículos;

d) Peças, acessórios e serviços, relativos à manutenção ou conservação de veículos;

e) Locação de veículos;

f) Manutenção de equipamentos ou prédios públicos;

Art. 20.° – O Setor de Compras, Licitações e Contratos encaminhará as requisições, isoladas ou em conjunto, ao Secretário de Administração da Câmara, a quem caberá autorizar a realização da(s) despesa(s) correspondente(s) ou, se for o caso, encaminhará a documentação à decisão do Presidente da Câmara.

Art. 21.° – Autorizada a despesa, a requisição retornará ao Setor de Compras, Licitações e Contratos para imediato encaminhamento ao protocolo geral da Câmara, com a finalidade de abertura, autuação, protocolo e numeração do processo administrativo pertinente, nos termos do Art. 38.° da Lei Federal n.° 8.666/93.

Art. 22.° – Constituído o processo administrativo, o protocolo geral da Câmara fará sua devolução ao Setor de Compras, Licitações e Contratos, que adotará os procedimentos seguintes:

Subitem 6.2.1 – Do Recebimento dos Materiais

§ 1.° – Toda compra de materiais ou bens deverá ser recebida pelo Setor de Almoxarifado para conferência, inspeção e respectivo registro;

§ 2.° – Os materiais e bens deverão ser conferidos pelo servidor responsável pelo almoxarifado em relação à quantidade, e, inspecionados quanto à qualidade exigida para cada produto de acordo com suas características, conforme cópia da autorização de fornecimento previamente emitida;

§ 3.° – Os materiais deverão ter seu recebimento atestado por servidor efetivo responsável pelo Setor de Almoxarifado, o qual será efetuado na própria Nota Fiscal, ou documento fiscal equivalente, que acompanha o produto;

§ 4.° – As notas fiscais destes materiais, deverão após o recebimento, ser encaminhadas para o Setor de Contabilidade, com a devida assinatura de atestado do recebedor dos materiais;

§ 5.° – Todas as notas fiscais das compras de materiais e bens deverão estar acompanhadas do Controle Eletrônico de Notas Fiscais de Saída – CENF, emitido através da página na Internet da Secretaria de Estado de Fazenda, conforme Portaria n.º 31/2005-SEFAZ;

a) Ficam dispensadas do Controle Eletrônico de Notas Fiscais de Saída – CENF, as notas fiscais emitidas eletronicamente, através da página na Internet da Secretaria de Estado de Fazenda, bem como as notas fiscais de outros Estados e prestações de serviços.

§ 6.° – Quando se tratar de aquisição de bens patrimoniais deverá ser exigido o carimbo de “TOMBADO” e data no corpo da nota fiscal, o qual deverá ser atestado pelo responsável do Setor Patrimonial da Câmara Municipal de Castanheira;

Subitem 6.2.2 – Do Cadastramento dos Fornecedores

§ 1.° – Nenhuma compra de materiais ou bens, e/ou contração de serviços poderá ser realizada sem o prévio cadastramento do fornecedor;

§ 2.° – Para cumprimento do estabelecido no parágrafo anterior, fica obrigado o setor responsável pelo cadastramento de fornecedores a armazenar os dados destes, tanto em meios físicos como eletrônicos, e sua divulgação deverá estar ao alcance de todos os servidores e demais interessados em conhecer sobre a gestão dos recursos e gastos públicos.

§ 3.° – São dados indispensáveis no cadastramento do fornecedor os seguintes itens:

a) Capacidade Jurídica: Cédula de Identidade e CPF dos sócios; Registro Comercial, no caso de empresa individual; Ato Constitutivo, Estatuto ou Contrato Social em vigor, devidamente registrados, em se tratando de sociedades comerciais, e no caso de sociedades por ações, acompanhadas de documentos de eleição de seus administradores; Inscrição no ato constitutivo, no caso de sociedades civis, acompanhada de prova de diretoria em exercício; Decreto de autorização, devidamente arquivado, em se tratando de empresa ou sociedade estrangeira em funcionamento no País;

b) Regularidade Fiscal: Prova de inscrição do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) ou no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ); Comprovante de inscrição no Cadastro de Contribuintes do Estado, quando for o caso; Comprovante de inscrição no Cadastro de Contribuintes do Município, quando o fornecedor tiver sede no município; Prova de quitação com a Justiça Eleitoral, quando for pessoa física; Certidão de Antecedentes Criminais, quando pessoa física; Prova de quitação com o FGTS e INSS; Certidão negativa de tributos municipais da sede do fornecedor.

Subitem 6.2.3 – Do Cadastramento dos Fornecedores para Processo Licitatório

§ 1.° – Nenhuma compra de materiais ou bens, e/ou contração de serviços poderá ser realizada sem o prévio cadastramento do fornecedor para participar de processo licitatório;

§ 3.° – São dados indispensáveis no cadastramento do fornecedor os seguintes itens:

b) Capacidade Técnica: Registro ou inscrição na entidade profissional competente; Comprovação de aptidão para desempenho de atividade pertinente e compatível, em quantidades e prazos com o objeto da licitação, e indicação das instalações e do aparelhamento técnico adequado e disponível para a realização do objeto da licitação; Prova do atendimento de requisitos previstos em lei especial, quando for o caso;

c) Idoneidade Financeira: Demonstrações Contábeis do último exercício, que comprovem a boa situação financeira da empresa, já apresentados na forma da lei; Certidão negativa de pedido de falência e concordata, ou execução patrimonial, expedida pelo distribuidor da sede da pessoa jurídica ou domicílio da pessoa física; Declaração da empresa de que cumpre o disposto no inciso XXXIII, do art. 7º, da Constituição Federal;

d) Regularidade Fiscal: Prova de inscrição do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) ou no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ); Prova de inscrição no Cadastro de Contribuintes no Estado, quando for o caso; Prova de inscrição no Cadastro de Contribuintes no Município; Prova de quitação com a Fazenda Federal, Estadual e Municipal, na forma da lei; Prova de quitação com o FGTS e INSS; Prova de quitação com a Justiça Eleitoral, quando for pessoa física; Certidão de Antecedentes Criminais, quando pessoa física.

Subitem 6.2.4 – No Caso de Contratação Direta (Lei n.° 8.666/93, Art. 24.°, Inc. I e II)

§ 1.° – Escolha do fornecedor: Podendo se basear inclusive em pesquisa de mercado informal para acatar a proposta que ofertar o menor preço, respeitada a qualidade necessária.

§ 2.° – Recebimento de proposta formal e lavratura de contrato: Se for o caso, observadas as formalidades cabíveis.

§ 3.° – Envio do processo ao Secretário de Administração da Câmara: Para autorizar o negócio, nos termos da proposta apresentada pelo fornecedor.

§ 4.° – Remessa do processo administrativo à Secretaria Administrativa: para ser empenhada a despesa que, após, fará a devolução ao Setor de Compras, Licitações e Contratos acompanhado de 1 (uma) via da Nota de Empenho.

§ 5.° – Emissão e encaminhamento da Autorização de Fornecimento ou Ordem de Serviço: Pelo Setor de Compras, Licitações e Contratos, em nome do fornecedor, para o requisitante.

§ 6.° – Arquivamento da Autorização de Fornecimento ou Ordem de Serviço: O Setor de Compras, Licitações e Contratos manterá arquivado estes documentos juntamente com a nota de empenho das despesas.

Subitem 6.2.5 – No Caso de Compras ou Contratação Através de Sistema de Registro de Preços

§ 1.° – As compras e contratações de serviços específicos, quando efetuadas junto a fornecedores cujos produtos ou serviços têm seus preços definidos mediante processo de licitação próprio, e cadastrados no Sistema de Registro de Preços previsto no Art. 15.° da Lei Federal n.° 8.666/93, deverão observar rigorosamente as disposições do decreto de regulamentação do sistema.

§2.° – Definidos os fornecedores ou prestadores de sérvios, o Processo Administrativo será remetido à Secretaria Administrativa da Câmara para ser empenhada a despesa, que, após, fará a devolução ao Setor de Compras, Licitações e Contratos acompanhado da nota de empenho.

§ 3.° – Emissão pelo Setor de Compras, Licitações e Contratos, da Autorização de Fornecimento ou Ordem de Serviço, em nome do fornecedor, contendo, no mínimo, os seguintes elementos.

a) As especificações e quantidades do bem ou serviço pretendido;

b) Os preços registrados, que deverão ser respeitados pelo fornecedor;

c) Os prazos para a entrega dos bens ou prestação dos serviços;

d) O número da Concorrência Pública e do Termo de Contrato que dão suporte à aquisição;

e) A dotação orçamentária que dará cobertura a despesa.

§ 4.° – A nota de empenho e a autorização de fornecimento ou ordem de serviço, serão encaminhadas à área requisitante, que entregará ao contratado uma cópia e manterá a via original em arquivo, para controle, conforme Art. 38.° da Lei n.° 8.666/93.

Subitem 6.2.6 – Na Hipótese de Licitação (Art. 22.° e 23.° da Lei n.° 8.666/93)

§ 1.° – O Setor de Compras, Licitações e Contratos encaminhará o processo administrativo ao setor próprio encarregado da elaboração do Edital na modalidade de licitação respectiva.

§ 2.° – Elaborada a “minuta” do “edital”, será submetida ao exame prévio e parecer da Assessoria Jurídica, que deverá opinar sobre a sua conformidade com a legislação aplicável.

§ 3.° – Nos casos de que resultem celebração de contrato, a sua minuta igualmente será submetida ao exame e aprovação da assessoria jurídica.

§ 4.° – Aprovado pela assessoria jurídica, o Edital será submetido à assinatura da autoridade competente, com delegação previamente atribuída.

§ 5.° – Após o procedimento fixado no parágrafo anterior, será dada ampla publicidade à licitação, nos termos e condições estabelecidos no Art. 21.° da Lei Federal n.° 8.666/93.

§ 6.° – Recebidas as propostas e processada a licitação, com observância das normas estabelecidas pelo Art. 43.° e seguintes da Lei n.° 8.666/93, será o resultado do julgamento submetido à homologação do Presidente da Câmara.

§ 7.° – Com a homologação da licitação pela autoridade competente, processa-se a adjudicação do seu objeto ao vencedor, devendo com o mesmo ser celebrado o contrato respectivo e/ou em nome dele, ser emitida a autorização de fornecimento ou ordem de serviço.

§ 8.° – Será efetuada a remessa do processo à Secretaria Administrativa da Câmara para empenho da despesa; após, a Secretaria dará a devolução dos autos ao Setor de Compras, Licitações e Contratos, acompanhado da nota de empenho.

§ 9.° – O Setor de Compras, Licitações e Contratos arquivará, no processo administrativo, uma via do contrato original e da autorização de fornecimento ou ordem de serviço, assim como uma cópia da nota de empenho.

§ 10.° – Será encaminhada ao requisitante, uma cópia da nota de empenho e da autorização de fornecimento ou ordem de serviço para que esta seja entregue ao fornecedor.

Subitem 6.2.7 – Na Hipótese de Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação (Art. 24.° e 25.° da Lei n.° 8.666/93)

§ 1.° – Deverá ser examinado o processo administrativo, verificando se o requisitante, de maneira fundamentada, justificou as razões técnicas e administrativas por que entende dispensável ou inexigível a licitação para a despesa objeto de requisição; se tudo estiver correto e plausível, encaminhar o processo à Secretaria Administrativa da Câmara para as providências de sua competência; caso contrário, deverá devolver à área requisitante para as devidas complementações.

§ 2.° – Uma vez recebido, em devolução da Secretaria Administrativa da Câmara, o Setor de Compras, Licitações e Contratos deverá apresentar o processo administrativo ao protocolo geral para autuação, protocolo e numeração, e encaminhá-lo à Assessoria Jurídica, para a devida apreciação e fundamentação legal, baseada nos Art. 24.° ou 25.° da Lei Federal n.° 8.666/93, considerados os termos iniciais da justificativa técnico-administrativa ora apresentada; deverá ser verificado ainda que, este procedimento, deve respeitar aos requisitos estabelecidos no Art. 26.° da Lei n.° 8.666/93.

§ 3.° – De posse da justificativa de dispensa ou inexigibilidade de licitação elaborada pela Assessoria Jurídica, o Setor de Compras, Licitações e Contratos, que autoriza a realização da despesa ou submete à aprovação do Presidente da Câmara, devolvendo o processo administrativo ao Setor de Compras, Licitações e Contratos.

§ 4.° – O Setor de Compras, Licitações e Contratos deverá solicitar ao fornecedor interessado para que este apresente proposta de preços formal sobre o objeto da requisição, que será também juntada ao processo administrativo.

§ 5.° – Encaminhar o processo ao Presidente da Câmara para que seja autorizada a realização da despesa, mediante dispensa ou inexigibilidade de licitação.

§ 6.° – Autorizada a realização da despesa, será o extrato da justificativa de dispensa ou inexigibilidade de licitação publicado na Imprensa Oficial do Poder Legislativo Municipal ou do município de Castanheira, e na página na Internet da Câmara Municipal, enquanto o processo tramitará na Secretaria Administrativa da Câmara para ser procedido o empenhamento da despesa.

§ 7.° – Será então o interessado convocado para celebrar o contrato, se for o caso, e/ou será emitida a autorização de fornecimento ou ordem de serviço.

§ 8.° – Com o empenhamento da despesa e emissão da correspondente nota de empenho, será um via do contrato, juntamente com a autorização de fornecimento ou ordem de serviço, devidamente acompanhada da nota de empenho, devolvida ao Setor de Compras, Licitações e Contratos.

§ 9.° – O Setor de Compras, Licitações e Contratos arquivará, no processo administrativo, uma via do contrato celebrado, uma via da nota de empenho e uma via da autorização de fornecimento ou ordem de serviço.

§ 10.° – Deverá ser entregue ao fornecedor contratado uma via e/ou cópia da nota de empenho e da autorização de fornecimento ou ordem de serviço.

Subitem 6.2.8 – Na Hipótese de Licitação Modalidade Pregão

§ 1.° – O Setor de Compras, Licitações e Contratos obtém da Unidade Requisitante a definição dos critérios de aceitação das propostas, das exigências de habilitação e dos prazos e demais condições essenciais para o fornecimento do objeto a ser licitado.

§ 2.° – Elaborará planilha com o valor estimado dos produtos ou serviços, a partir do colhimento de, no mínimo, três propostas de preços ou de preços licitados há, no máximo um ano, em observância aos preços e especificações praticadas no mercado, juntando-a ao Processo Administrativo.

§ 3.° – Encaminhará o Processo Administrativo à Secretario Administrativa da Câmara, que determinará a abertura da licitação na modalidade de Pregão, elaborando-se a minuta do respectivo edital, observadas as regras constantes do Decreto Federal n.° 5.450/05 que regulamenta a aplicação da Lei Federal n.° 10.520/02, no âmbito do município.

§ 4.° – Elaborada a minuta do edital, será submetida ao exame prévio e parecer da Assessoria Jurídica, que deverá opinar sobre a sua conformidade com a legislação aplicável e sua regulamentação;

§ 5.° – Nos casos de que resulte celebração de contrato, a sua minuta igualmente será submetida ao exame e aprovação da Assessoria Jurídica.

§ 6.° – Aprovado pela Assessoria Jurídica, o Edital será submetido à assinatura do Presidente da Câmara.

§ 7.° – Assinado o Edital, será dada publicidade à licitação, nos termos e condições estabelecidos no Decreto Federal n.° 5.450/05.

§ 8.° – Os procedimentos para obtenção, julgamento, classificação e ordenamento das propostas, assim como, para a confirmação da habilitação dos proponentes e demais procedimentos atinentes a fase externa da licitação, deverão observar, rigorosamente, as regras estabelecidas pelo Decreto *********.

§ 9.° – O resultado do julgamento será submetido a homologação do Presidente da Câmara.

§ 10.° – Com a homologação da licitação pela autoridade competente, processa-se a adjudicação do seu objeto ao vencedor, devendo com o mesmo ser celebrado o contrato respectivo e/ou em nome dele ser emitida a Autorização de Fornecimento ou Ordem de Serviço.

§ 11.° – O processo será encaminhado a Secretaria Administrativa da Câmara para empenho da despesa; após, a Secretaria fará a devolução dos autos ao Setor de Compras, Licitações e Contratos, acompanhado da Noto de Empenho.

§ 12.° – O Setor de Compras, Licitações e Contratos, arquivará, no Processo Administrativo, cópia do contrato celebrado, ou da autorização de fornecimento ou ordem de serviço, juntamente com uma via da Nota de Empenho.

§ 13.° – Será encaminhado ao requisitante, para que este entregue ao contratado, uma cópia da nota de empenho e da autorização de fornecimento ou ordem de serviço, e manter-se-á arquivada a via original para controle documental.

Subitem 6.3 – Na Secretaria Administrativa da Câmara Municipal

Subitem 6.3.1 – Quando do Recebimento da Requisição

§ 1.° – Analisa a requisição e documentos em anexo, quanta ao enquadramento da despesa e a viabilidade de sua execução, em função do que estabelece o PPA, a LDO, a LOA e, em especial a sua regularidade perante a Lei Complementar 101/2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal).

§ 2.° – Procede à reserva de dotação orçamentária, para a futura contratação.

§ 3.° – Baixa o valor no cronograma de execução mensal de desembolso, observado o prazo estimado da possível execução da despesa.

§ 4.° – Encerrados os procedimentos da sua competência, devolve a requisição ao Setor de Compras, Licitações e Contratos. Porém, se entender que a requisição não está regular, em relação aos requisitos analisados, a Secretaria Administrativa da Câmara remetê-la-á à área requisitante, para ser complementada a instrução devida, findo o que, a área requisitante procederá a sua devolução a Secretaria Administrativa da Câmara.

Subitem 6.3.2 – Quando do Empenhamento da Despesa

Parágrafo Único – Com base no processo administrativo encaminhado pelo Setor de Compras, Licitações e Contratos, procede ao empenhamento da despesa e emite a correspondente Nota de Empenho, arquivando a via original e enviando cópia juntamente com o Processo Administrativo ao setor de origem.

Subitem 6.3.3 – Quando do Pagamento da Despesa

§ 1.° – Recebida a Nota Fiscal e demais documentos necessários a comprovar a efetiva liquidação da despesa, examina-os quanto aos aspectos formais e legais, tomando orientação as exigências legais e as normas do Tribunal de Contas do Estado.

§ 2.° – Não estando hábil para o pagamento, ou não tendo sido observados os procedimentos definidos nesta Instrução Normativa, a Nota Fiscal e demais documentos serão devolvidos à área que os encaminhou.

§ 3.° – Em sua análise, a Secretaria Administrativa da Câmara poderá consultar o Processo Administrativo correspondente à despesa, o qual se encontra arquivado no Setor de Compras, Licitações e Contratos.

§ 4.° – Estando a documentação em ordem, procede ao pagamento conforme rotina estabelecida na instrução normativa relativa aos procedimentos de pagadoria.

§ 5.° – Efetuado o pagamento, uma cópia do comprovante deve ser encaminhada ao Setor de Compras, Licitações e Contratos para ser juntada ao Processo Administrativo.

Subitem 6.4 – Procedimentos para Aditivos aos Contratos

§ 1.° – Nas situações em que for necessária a celebração de “Termo Aditivo” a contratos de fornecimentos, obras ou serviços, deverão ser observados os seguintes procedimentos mínimos:

a) É de responsabilidade da unidade encarregada do gerenciamento do contrato a expedição de solicitação, em tempo oportuno, para a formalização de termo aditivo relativo a valor ou prazo;

b) A solicitação, devidamente justificada (imprevisibilidade, caso fortuito, interesse público etc.), deverá conter as especificações e demais informações sobre materiais, obras ou serviços a serem aditivados e será encaminhada ao Setor de Compras, Licitações e Contratos;

c) No caso de obras e serviços, a solicitação deverá conter:

I – Indicação do estagio da obra ou serviço;

II – Alterações ocorridas no projeto básico (se for o caso), aprovadas por autoridade competente;

III – Orçamento detalhado em planilhas que expressem a composição de todos os seus custos envolvidos;

IV – Informações sobre a situação do contrato (prazo para término, valor já pago, saldo do contrato, valor já aditivado, percentual com o aditivo em tela etc.)

d) Ao receber a solicitação de aditivo, cabe ao Setor de Compras, Licitações e Contratos verificar:

I – Se o material ou serviço pode ser aditivado a licitação (objeto);

II – Se com o aditamento não será ultrapassado o limite da modalidade da licitação;

III – Se a necessidade está devidamente justificada e comprovada;

IV – No caso de obras e serviços de engenharia, se constam as planilhas da composição dos custos e indicativos da necessidade e imprevisibilidade (se os serviços não estavam previstos no projeto básico).

e) Caso alguma das alíneas anteriores não for atendida, o Setor de Compras, Licitações e Contratos devolverá a solicitação à área de origem para as devidas complementações;

f) O Setor de Compras, Licitações e Contratos consultará a Secretaria Administrativa da Câmara quanto a existência de dotação orçamentária e de disponibilidade de recursos no cronograma de execução mensal de desembolso;

g) Havendo resposta positiva, o Setor de Compras, Licitações e Contratos elaborará a minuta do aditivo contratual e encaminhará o processo a Assessoria Jurídica; do contrário, devolverá para a área de origem;

h) A análise e o parecer jurídico deverão enfocar a observância da Lei n.° 8.666/93 e o cumprimento dos procedimentos dispostos neste manual, incluindo avaliação dos termos da minuta do contrato;

i) Caso a minuta tenha a aprovação jurídica, será devolvida com o Parecer ao Setor de Compras, Licitações e Contratos, que encaminhará a celebração do Termo Aditivo; do contrário, serão indicadas as divergências, solicitando-se as informações/documentos necessárias. Se mesmo assim, não forem sanadas as observações apontadas, a solicitação será encaminhada ao Setor de Compras, Licitações e Contratos, sem aprovação, para devolução à área de origem;

j) A minuta do aditivo deverá estabelecer com clareza e precisão as condições contratuais relativas aos acréscimos de materiais e/ou serviços, tais como: objeto, valores totais, crédito orçamentário (projeto/atividade), condições para pagamento, garantia (se existir, como será suplementada) etc.;

k) Assinado o Termo Aditivo, a Secretaria Administrativa da Câmara providenciará o empenho da despesa e emitirá a respectiva Nota de Empenho, enquanto que o Setor de Compras, Licitações e Contratos publicará, no prazo de 5 (cinco) dias, o extrato do contrato;

l) Nos casos de obras e serviços de engenharia, a unidade responsável pela transcrição dos dados ao Sistema Geo-Obras, do Tribunal de Contas do Estado, efetuará, até o quinto dia do mês seguinte, os devidos registros no Sistema.

§ 2.° – Os serviços e materiais somente poderão ser realizados/entregues após firmado o termo aditivo, sob pena de o valor ser considerado como despesa não autorizada.

Item 7 – CONSIDERAÇÕES FINAIS

Art. 23.° – A programação semanal das licitações, a cargo do Setor de Compras, Licitações e Contratos, será feita com base nas requisições rotineiras de compras, serviços e obras, que, encerrada a respectiva tramitação, sejam entregues até cada segunda-feira.

Art. 24.° – Pressupõem-se hábeis e verídicos os documentos e elementos informativos que integram o processo de requisição de compras, serviços e obras, relativamente a cada fase específica, respondendo pela legitimidade dos mesmos os agentes públicos partícipes do procedimento, na medida das respectivas esferas de competência.

Art. 25.° – A realização de qualquer despesa sem a observância das tramitações e comprovações estabelecidas nesta Instrução Normativa poderá sujeitar os responsáveis ao pagamento dos valores correspondentes.

Art. 26.° – Para a despesa destinada a atender situação de emergência, cuja execução exija rapidez, aplicam-se as rotinas previstas neste ato, no que for possível, mantendo-se obrigatórios a autorização e empenhamento prévios.

Art. 27.° – Excetua-se do disposto neste instrução normativa a despesa eventual de pequeno valor, para atendimento de necessidades imediatas, efetuada com recursos provenientes de adiantamento na forma dos Art. 68.° e 69.° da Lei Federal n.° 4.320/64 e das normas do Tribunal de Contas do Estado.

Art. 28.° – Entende-se como “despesa de pequeno valor” para os fins deste item, aquela cujo montante seja inferior a 20% (vinte por cento) do valor do salário mínimo nacional em vigor.

Art. 29.° – Nenhuma compra de materiais ou bens, e/ou contratação de serviços poderá ser realizada sem a devida cotação de preços, exceto quando o valor for inferior a 20% (vinte por cento) do valor do salário mínimo nacional em vigor;

Art. 30.° – Nenhuma compra de materiais ou bens, e/ou contratação de serviços poderá ser realizada sem o prévio empenho das despesas;

Art. 31.° – Nenhuma compra poderá ser realizada sem a devida autorização de fornecimento;

Art. 32.° – Todas as compras de materiais e bens, estocáveis ou não, deverão ter registro no almoxarifado, mesmo aquelas caracterizadas no sistema como compra direta;

Art. 33.° – As solicitações relativas a contratação de serviços serão encaminhadas diretamente a Secretaria de Administrativa da Câmara e estarão sujeitos, no que couber, aos procedimentos constantes nesta instrução normativa;

Art. 34.° – Será dada ampla divulgação nos mecanismos da imprensa oficial do município, assim como em murais e locais públicos de prestação de contas, inclusive na página da Internet da Câmara Municipal de Castanheira, dos atos que trata esta instrução normativa, não sendo permitida qualquer omissão de despesas e/ou ações no cumprimento das obrigações aqui estabelecidas, ficando desta forma obrigada a administração legislativa a informar periodicamente e no mínimo a cada 30 (trinta) dias, através de relatórios e demonstrativos, sobre as despesas realizadas nas compras de materiais e/ou bens ou na contratação de serviços.

Art. 35.° – Qualquer omissão ou dúvida gerada por esta norma, deverá ser esclarecida junto a Unidade de Controle Interno – UCI.

Item 8 – ANEXOS

Art. 36.° – São partes integrantes desta instrução normativa os seguintes documentos anexos:

a) Lista de Verificação n.° 001/2010-1/SCL, para verificações do Controle Interno;

b) Fluxograma n.° 001/2010-1/SCL, das rotinas de trabalho;

c) Portaria n.° 012/2010 de homologação desta instrução normativa;

Art. 37.° – Esta Instrução Normativa entrará em vigor a partir da sua aprovação, revogando-se as disposições em contrário.

Castanheira, Estado de Mato Grosso, em 14 de julho de 2010.

REGISTRE-SE;
PUBLIQUE-SE;
CUMPRA-SE.

DERCINEI FERNANDES DA SILVA
Controlador Legislativo

REGISTRADO e PUBLICADO na data supra, em local de costume.