SISTEMA DE CONTABILIDADE
I – FINALIDADE
Dispor sobre a produção de Instruções Normativas a respeito das rotinas de trabalho a serem observadas pela Câmara Municipal de Castanheira, objetivando a implantação de procedimentos de controle.
II – ABRANGÊNCIA
Abrange toda estrutura organizacional, da Câmara Municipal de Castanheira.
III – CONCEITOS
1 – DESPESA PÚBLICA
Os gastos fixados na lei orçamentária ou em leis específicas e destinados à execução de obras e serviços e a aquisição de bens, com a finalidade de realizar os objetivos da administração.
2 – CONTRATO
Todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da Câmara Municipal e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas.
3 – EMPENHO
Ato emanado de autoridade competente que cria para a Câmara obrigação de pagamento pendente de implemento de condição, importando tal ato na dedução do valor da despesa a ser executada da dotação consignada no orçamento para a ela fazer face.
4- NOTA DE EMPENHO
É o documento que se extrai do ato de realização do empenho, constituindo-se em garantia de pagamento que se dá ao fornecedor, prestador de serviços etc., desde que cumpridas as respectivas condições autorizativas do adimplemento da referida obrigação pela Câmara.
IV – BASE LEGAL E REGULAMENTAR
A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, de responsabilidade do Presidente da Câmara Municipal de Castanheira, no sentido da implantação do Sistema de Controle Interno no Legislativo, sobre o qual dispõem os artigos 31 da Constituição Federal, 59 da Lei Complementar nº 101/2000 e 8° da Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, além da Lei Municipal nº 581 de 16 de Outubro de 2007, que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno do Poder Legislativo.
V – RESPONSABILIDADES
1 – Da Unidade Responsável pela Instrução Normativa:
1.1 Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a unidade responsável pela coordenação do controle interno, para definir as rotinas de trabalho identificar os pontos de controle e respectivos procedimentos de controle, objetos da Instrução Normativa a ser elaborada;
1.2 Obter a aprovação da Instrução Normativa, após submetê-la à apreciação da unidade de controle interno e promover sua divulgação e implantação;
1.3 Manter atualizada, orientar as áreas executoras e supervisionar a aplicação da Instrução Normativa.
2 – Das Unidades Executoras:
2.1 Atender às solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa na fase de sua elaboração, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de elaboração;
2.2 Alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua melhoria, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;
2.3 Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários da unidade, zelando pelo fiel cumprimento da mesma;
2.4 Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações.
3 – Da Unidade Responsável pela Coordenação do Controle Interno:
3.1 Prestar o apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;
3.2 Através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a implantação de novas Instruções Normativas;
3.3 Organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa.
VI – DOS OBJETIVOS:
1) Disciplinar e normalizar os procedimentos de controle do Sistema de Contabilidade do Legislativo;
2) Atender legalmente os dispositivos contidos na Lei Federal nº 4.320/64.
VII – DOS PROCEDIMENTOS:
1) Da Contratação:
1.1) As despesas com a execução de obras e serviços e a aquisição de bens, quando contratadas com terceiros, serão necessariamente precedidas de licitação, exceto nos casos expressamente definidos na Lei nº 8666/93;
1.2) A contratação de obras, serviços e aquisição de bens somente poderá ocorrer quando houver previsão de recursos orçamentários que assegurem o pagamento destas obrigações, a serem realizadas no exercício financeiro em curso, de acordo com o respectivo cronograma (Art. 7º, § 2º, II da Lei nº 8666/93);
1.3) Após a conclusão do processo licitatório e antes da lavratura e assinatura do contrato, deverá ser efetuado o empenho, de forma a garantir a necessária reserva orçamentária para fazer face ao total da despesa que está sendo contratada, dentro do exercício financeiro em curso, bem como a disponibilidade financeira para efetuar os pagamentos.
2) Do Pagamento:
2.1) Realizado o empenho, a obrigação de pagamento se estabelece, uma vez implementadas as condições para a sua efetivação;
2.2) O implemento de condição de que trata este parágrafo, pressupõe a exigência de obrigações a serem cumpridas pelo credor, de forma a credenciá-lo como recebedor;
2.3) O estágio da despesa adequado para esse credenciamento, conforme Art. 63 da Lei nº 4320/64, é no momento da liquidação da despesa.
3) Do Empenho:
3.1) O empenho é pressuposto indispensável que deve anteceder à realização de qualquer despesa (Art. 60 da Lei nº 4.320/64), não podendo exceder o limite dos créditos disponibilizados na respectiva dotação orçamentária, para o exercício em curso;
3.2) O acompanhamento dos créditos disponíveis na dotação orçamentária será realizado através do Sistema Informatizado da Câmara Municipal de Castanheira;
3.3) O empenho prévio deverá ser observado, inclusive, por ocasião de aditamentos de contratos, seja para prorrogar prazos, aumentar os quantitativos contratados, ou para o reajuste de seus valores;
3.4) O empenho do valor correspondente às despesas geradas pelos aditamentos de que trata este parágrafo, deverá ser realizado no exato montante da mesma, ficando o seu processamento, entretanto, condicionado à disponibilidade orçamentária e financeira para a sua cobertura;
3.5) O empenho poderá ser realizado nas seguintes modalidades, conforme o caso:
I – Ordinário;
II – Global;
III – Estimativa.
3.6) O empenho ordinário caracteriza a despesa:
I – Cujo valor seja considerado líquido e certo para o credor;
II – Cujo valor total seja previamente conhecido;
III – Cujo pagamento deva ocorrer de uma só vez.
3.7) Será realizado o empenho global para atender às despesas cujo pagamento ocorrerá parceladamente e, geralmente, em cada mês do exercício financeiro em curso, sendo o montante a ser pago previamente conhecido;
3.8) Os valores das parcelas referentes à despesa realizada deverão estar compatíveis com a disponibilidade orçamentária e financeira da Câmara;
3.9) O empenho por estimativa destina-se a atender a despesa de valor não quantificável durante o exercício, ou seja, quando não se pode determinar previamente o montante exato a ser pago;
3.10) Para estimar os valores das despesas a serem realizadas, deve-se proceder a um estudo de previsão que permita a maior proximidade possível da realidade;
3.12) No caso de despesas empenhadas na modalidade estimativa, seu valor exato somente será conhecido no final de sua execução, podendo ocorrer os seguintes casos.
I – se a estimativa for menor que o valor da despesa a ser realizada, caberá efetuar empenho complementar da diferença;
II – se a estimativa empenhada for maior que o valor da despesa realizada, caberá anulação da parte referente à diferença, revertendo esta à dotação por onde correu a despesa.
3.13) O empenho complementar de que trata este parágrafo deverá ser efetuado previamente à realização da despesa, no período correspondente;
3.14) O empenho será processado mediante emissão de documento denominado “Nota de Empenho”, que deverá conter as seguintes informações:
I – Identificação do credor, onde deverá constar seu nome, endereço e CPF/CNPJ;
II – Especificação da despesa (isto é, a classificação da despesa, segundo o plano de contas);
III – Valor da despesa, em algarismos e por extenso;
IV – Descrição dos materiais adquiridos ou dos serviços contratados;
V – Dedução da importância empenhada do saldo da dotação pela qual se fez o empenho.
4 – Da Habilitação do Credor e Documentos:
4.1) A identificação do credor, quando se tratar de pessoa jurídica, deverá corresponder à empresa vencedora do certame, que irá fornecer o bem ou prestar o serviço;
4.2) A Nota Fiscal ou Fatura a ser emitida pelo fornecedor do bem ou prestador do serviço deverá conter informações idênticas às constantes do procedimento licitatório do qual participou e termo contratual, tais como endereço e CNPJ;
4.3) Para fins de edital do procedimento licitatório, desejando a Administração disciplinar o caso em que a empresa filial entrega o objeto e emite nota fiscal com seu CNPJ, diverso do da matriz que venceu a licitação, deverá fazer constar que se a empresa participante do certame desejar que um de seus estabelecimentos, que não o participante da licitação execute o futuro contrato, a regularidade fiscal auferida deverá ser a de ambos os estabelecimentos, o que exigirá a apresentação das certidões necessárias;
4.4) Havendo a necessidade, no decorrer da execução contratual, de se modificar a sede da empresa fornecedora do bem ou serviço, desde que haja a previsão no instrumento convocatório de que trata o parágrafo anterior, deverá ser providenciada, previamente, a alteração do contrato, para que sejam contempladas as informações do estabelecimento prestador;
4.5) A alteração contratual proceder-se-á através de “Termo Aditivo” ao respectivo contrato, conforme modelo constante do Anexo I, que integra esta Instrução Normativa, e de anulação do empenho existente e emissão de prévio empenho a favor do estabelecimento prestador, objeto do referido termo;
4.6) A especificação da despesa de que trata o Inciso II do Parágrafo 3.14 será atendida mediante a discriminação completa, na “Nota de Empenho”, das seguintes classificações:
I – Classificação institucional (unidade orçamentária);
II – Classificação funcional-programática (projeto/atividade);
III – Classificação econômica da despesa (natureza da despesa);
IV – Classificação segundo a natureza da receita (fontes);
V – Ação da Lei de Diretrizes Orçamentárias – LDO.
4.7) A informação de que trata o Inciso IV do Parágrafo 3.14 deverá corresponder à exata discriminação do material adquirido ou do serviço contratado, com a finalidade de não haver divergência entre a informação contida na Nota Fiscal ou Fatura, emitida pelo contratado, no empenho e no termo contratual.
I – No campo “descrição”, a que se refere este parágrafo, deverá constar ainda:
a) Marca do produto que está sendo adquirido, quando for o caso;
b) Data da autorização da despesa pelo respectivo ordenador;
5 Das Alterações Contratuais
5.1) As alterações contratuais a seguir indicadas implicarão, necessariamente, na modificação do respectivo empenho, podendo ocorrer a anulação total ou parcial do mesmo ou, ainda, a emissão de empenho complementar, para adequação à nova situação:
I – Rescisão;
II – Modificação do valor contratual em decorrência de acréscimo ou supressão de quantitativos;
III – Revisão;
IV – Reajuste;
V – Prorrogação.
5.2) Quando se tratar de rescisões contratuais, decorrentes dos motivos previstos nos Arts. 78 e 79 da Lei nº 8666/93, deverá ser providenciada a anulação do saldo de empenho existente, para que o recurso, antes reservado a esta despesa, retorne à dotação orçamentária de origem e seja disponibilizado para outros gastos;
5.3) A anulação total do valor do empenho de que trata este parágrafo, será formalizada através da emissão de Nota de Cancelamento de Empenho própria, emitida através do Sistema Informatizado da Câmara;
VIII) DAS DISPOSIÇÕES GERAIS:
1) Todos os processos de aquisição de bens ou de contratação de serviços que sofrerem alteração contratual no decorrer da execução da despesa, deverão, ser encaminhados ao Departamento de Compras e Licitações, devidamente instruídos;
2) É vedado o cancelamento de saldo de empenhos destinados à cobertura de despesas pendentes ou não de implemento de condição, para as quais já tenham materializadas as obrigações de despesas contraídas pelo Poder Público;
3) Toda e qualquer dúvida ou omissão gerada por esta Norma deverá ser solucionada junto ao Departamento de Contabilidade e a Controladoria do Poder Legislativo.
4) Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
Castanheira, Estado de Mato Grosso, em 3 de outubro de 2011.
REGISTRE-SE;
PUBLIQUE-SE;
CUMPRA-SE.
DERCINEI FERNANDES DA SILVA
Controlador Legislativo
REGISTRADO e PUBLICADO na data supra, em local de costume.
ANEXO I
TERMO ADITIVO DO CONTRATO Nº. ________/______
Altera o CNPJ da empresa ____________, contratada pela Câmara Municipal de Castanheira através do instrumento contratual nº ________/____.
A Câmara Municipal de Castanheira-MT, pessoa jurídica de Direito Público interno inscrito no CNPJ sob o nº. 24.771.859/0001-62, com sede na Rua Mato Grosso 186, Bairro Centro, nesta cidade, neste ato representado por seu Presidente, Sr. __________________________, doravante nominado simplesmente CONTRATANTE, e a empresa ______________, representada por _______________, doravante nominada CONTRATADA, partes estas devidamente qualificadas no contrato de nº. _________, firmado com fundamento no art. ___ da Lei 8.666/93, resolvem, de comum acordo, e com fulcro na Instrução Normativa nº. 02/2011 do Sistema de Contabilidade do Controle Interno, desta Câmara Municipal, que as obrigações assumidas pela CONTRATADA são transferidas, integralmente, e nos exatos termos da avença acima identificada, à ____________ (matriz ou filial), sediada à Rua/Avenida____________, nº. __, _______, cidade de ______/__, representada por ____________, inscrita no CNPJ sob o nº. _______________.
Avençam, ainda, que todas as demais cláusulas originais do contrato nº. __________ permanecem em pleno vigor, devendo ser rigorosamente observadas por ambas as partes pactuantes. E, por estarem assim acordadas, as partes assinam este instrumento na presença das testemunhas abaixo.
Castanheira, ____ de __________ de 20__.
Presidente da Câmara
Empresa (Representante legal)
TESTEMUNHAS:
1ª. ____________________________________ CPF __ __ __ . __ __ . __ – __
2º. ____________________________________ CPF __ __ __ . __ __ . __ – __
CHECH LIST DA INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 02/2011
VERIFICAÇÃO DE CONTROLE INTERNO
(Anexo à IN nº 02/2011)
Ponto de Controle: 1 Da Contratação
Documento Base: Processo de contratação |
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Procedimento de Controle | S | N | NA | Verificado por | Data | Rubrica |
1.1) As despesas com a execução de obras e serviços e a aquisição de bens, quando contratadas com terceiros, forma necessariamente precedidas de licitação, exceto nos casos expressamente definidos na Lei 8666/93?
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1.2) A contratação de obras, serviços e aquisição de bens somente ocorreram quando houve previsão de recursos orçamentários que asseguram o pagamento destas obrigações, realizadas no exercício financeiro em curso, de acordo com o respectivo cronograma (art.7º, § 2º, II da Lei nº. 8666/93)?
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1.3) Após a conclusão do processo licitatório e antes da lavratura e assinatura do contrato, foi efetuado o empenho, garantindo a necessária reserva orçamentária para fazer face ao total da despesa que foi contratada, dentro do exercício financeiro em curso, bem como a disponibilidade financeira para efetuar os pagamentos? |
Ponto de Controle: 2 Do Pagamento:
Documento Base: Processo de pagamento |
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Procedimento de Controle | S | N | NA | Verificado por | Data | Rubrica |
2.1) Os pagamentos foram realizados após empenho e liquidação da despesa?
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Foi colhido as devidas assinaturas durante o processo de pagamento?
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Ponto de Controle: 3 Do Empenho
Documento Base: Processo de Empenho |
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Procedimento de Controle | S | N | NA | Verificado por | Data | Rubrica |
3.1) Foi realizado o empenho antecedendo as despesas? | ||||||
3.2) O acompanhamento dos créditos disponíveis na dotação orçamentária foi realizado através do Sistema Informatizado da Câmara Municipal de Castanheira?
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3.3) O empenho prévio foi observado, inclusive, por ocasião de aditamentos de contratos, seja para prorrogar prazos, aumentar os quantitativos contratados, ou para o reajuste de seus valores?
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3.4) O empenho do valor correspondente às despesas geradas pelos aditamentos, foi realizado no exato montante da mesma, ficando o seu processamento, entretanto, condicionado à disponibilidade orçamentária e financeira para a sua cobertura?
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3.6) Foi observado as classificação dos empenhos, ordinário, global e estimativo seguindo a ordem dessa instrução normativa?
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3.14) O empenho foi processado mediante emissão de documento denominado “Nota de Empenho”, que contem as seguintes informações?
I – identificação do credor, onde deverá constar seu nome, endereço e CPF/CNPJ; II – especificação da despesa (isto é, a classificação da despesa, segundo o plano de contas); III – valor da despesa, em algarismos e por extenso; IV – descrição dos materiais adquiridos ou dos serviços contratados; V – dedução da importância empenhada do saldo da dotação pela qual se fez o empenho.
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Ponto de Controle: 4 Da Habilitação do Credor e Documentos
Documento Base: Processo de Habilitação do Credor |
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Procedimento de Controle | S | N | NA | Verificado por | Data | Rubrica |
4.1) A identificação do credor, quando se tratar de pessoa jurídica, corresponde à empresa vencedora do certame, que forneceu o bem ou prestou o serviço?
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4.2) A Nota Fiscal ou Fatura emitida pelo fornecedor do bem ou prestador do serviço contem informações idênticas às constantes do procedimento licitatório do qual participou e termo contratual, tais como endereço e CNPJ?
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4.6) A especificação da despesa segue a discriminação completa, na “Nota de Empenho”, das seguintes classificações?
I – classificação institucional (unidade orçamentária); II – classificação funcional-programática (projeto/atividade); III – classificação econômica da despesa (natureza da despesa); IV – classificação segundo a natureza da receita (fontes); V – ação da Lei de Diretrizes Orçamentárias-LDO.
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4.7) A descrição contida na Nota Fiscal ou Fatura, emitida pelo contratado, no empenho e no termo contratual coincidem?
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Ponto de Controle: 5 Das Alterações Contratuais
Documento Base: Processo de Contratação |
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Procedimento de Controle | S | N | NA | Verificado por | Data | Rubrica |
5.1) As alterações contratuais estão de acordo com a ordem estabelecida nessa instrução normativa? | ||||||
5.3) A anulação total do valor do empenho foi formalizada através da emissão de Nota de Cancelamento de Empenho própria, emitida através do Sistema Informatizado da Câmara?
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